Noen tips og triks for økt produktivitet

Noen tips og triks for økt produktivitet

Foreløpig er menneskelivet begrenset i tid, og våre mål og drømmer er ofte for mange og for store til å få plass i ett liv. For å få karrieren du drømmer om, kjærligheten, familien, nettverket, helsen, kunnskapen og ferdighetene, er det en underliggende faktor som bestemmer om du kan realisere dine drømmer: Hvor mye klarer du å gjøre hver dag? Hvilken kvalitet leverer du? Og hvordan sikrer du at du gjør du de riktige tingene?

Dette er femte og siste del av en bloggserie med temaet «personlig produktivitet», og denne delen skal gi noen tips og triks som kanskje kan øke produktiviteten. 

Hvordan håndtere mail og meldinger?

Det er en dårlig bevart hemmelighet at email, møter, Facebook og Slack er eksempler på de verste produktivitetsdrepere i en bedrift. Det er heller ingen tvil om at kommunikasjon er et kritisk element i bedriftens produktivitet. Derfor er det viktig å finne en rett balanse mellom de enkle og grunne kommunikasjonsoppgavene og de dype og fokuserte oppgavene. Ulike roller vil kreve ulike grader av påkobling, men samme løsning kan gjelde for alle.

Sett faste tidspunkter for rutineoppgaver

Noen enkle og rutinepregede oppgaver må gjøres. Dette gjelder for eksempel å sende mail, vasking hjemme, betale regninger og føre timer. Ved å gjøre disse oppgavene for ofte, synker verdien per tid. Å vaske hver dag gir åpenbart mindre renhet per tidsenhet enn å vaske en gang i uken. Ved å definere faste tidspunkter for oppgavene kan man redusere plassen de har i livet. For eksempel kan man kun gå gjennom all mail etter lunsj hver dag. Er det en krise kan man uansett være tilgjengelig på telefon.

Et ekstra tips til bruk av mail, er å alltid etterstrebe en tom innboks. Du kan opprette en mappe som heter arkiv og flytte alle mailer til den mappen. Hver gang man er ferdig med en ny mail, kan man ved en hurtigtast flytte mailen over i arkivet. En helt tom innboks er et veldig visuelt tegn på at du ikke har flere uløste oppgaver skjult i gamle emailer. Man kan selvfølgelig lage mange mapper for mail. Dette tar tid, og min erfaring er at det er mer effektivt å søke enn å lete i mapper.

Rutineoppgaver er kjedelige og automatiserte, så det er et stort potensial å hente ved å berike tiden med læring. Jeg pleier personlig å høre på lydbok hver gang jeg reiser, lager mat, rydder og trener rolig kondisjon.

Sett tre mål hver dag og hver uke

Bruk av produktivitetsverktøy som lister, apper og kalendere, krever tid, og vil redusere antall ting du får gjort i løpet av en dag. Så selv om de har en funksjon, bør man holde det så enkelt og effektivt som mulig. Selv benytter jeg kun ett verktøy. En gang i uken, og hver morgen definerer jeg tre hovedmål for uken og dagen. Det er viktig at målene er kvantifiserbare, realiserbare og verdiskapende. Om målene for uken er gode, vil dagsmålene arbeide mot de ukentlige målene. I tillegg til de tre hovedmålene, skriver jeg ned personlige mål, som trening og meditasjon, samt administrative oppgaver som å føre timer og tømme innboksen. Dette tar kun et par minutter, men retter fokuset mitt mot oppgavene som er viktigst, samt gir et godt dopaminrush om jeg når målene.

Lister

Mennesker har et behov for å holde oversikt, og det gjelder også oversikt over oppgaver. Noe av suksessen til agile metoder som Kanban, ligger i å skrive ned og sortere alle oppgaver som skal gjøres. Ved å skrive ned oppgavene frigjøres oppmerksomhet til tyngre oppgaver. Hvis jeg har mange ærender å gjøre, går jeg ofte og repeterer og foredler listen over oppgaver i hodet. Det både sliter meg ut og tar oppmerksomhet vekk fra oppgaven foran meg. Det kan derfor være lurt å lage noen lister for oppgaver, ønskelister, eventer, drømmer, ting man ikke skal bruke tid på og ting man ikke vil ha.

Meditasjon

I frykt for å høres ut som en alternativ guru, kommer jeg allikevel til å snakke varmt om meditasjon. Det er stadig mer forskning som viser positive helseeffekter ved meditasjon. På samme måte som fysisk trening gjør godt for fysisk og mental helse, gjør mental trening godt for kropp og sinn. Det er lett å bli inspirert når man hører hvordan en av vår tids store tenkere, Yuwal Noah Harrari, snakke om meditasjon. En oppløftende ting, er at det kun krever 10-15 minutter hver dag for å få effekt. Det eksisterer mange fine apper som kan få deg i gang og guide deg gjennom hele prosessen. Personlig bruker jeg Headspace og er veldig fornøyd.

Leseliste

Denne bloggserien har vært inspirert av et kurs i Konsulentskoleni Acando, Personlig effektivitet. Dette kurset har blitt holdt i Acando Sverige i mange år, og kommer til å bli en del av den norske konsulentskolen i løpet av et år eller to. Bloggserien er også inspirert av bøkene “The 7 Habits of Highly Effective People”, “The Productivity Project: Proven Ways to Become More Awesome”, “Deep Work: Rules for Focus Success in a Distracted World” og “Extreme Ownership: How U.S. Navy SEALs Lead and Win”.

Tidligere blogginnlegg i denne serien er: 

  1. Visualiser din begravelse for å bli produktiv
  2. Skiftet fra en tidsbasert økonomi
  3. Koble fra for å få ting gjort
  4. Arbeid kun når du har høyt energinivå

 

Om bloggeren:
Wilhelm følger Acandos treårige traineeprogram for å bli en av Norges fremste konsulenter med mindre enn 5 års erfaring. Han har en bachelorgrad i fysikk fra Universitetet i Oslo og en mastergrad i mangepartikkel kvantemekanikk. Han interesserer seg for ledelse, strategi og digital disrupsjon. På fritiden spiller han bandy for Frigg.

comments powered by Disqus